ภาวะ “งานเยอะแต่ไม่เสร็จสักอย่าง”

ช่วงที่ผ่านมา ผมเพิ่งเปลี่ยนงานใหม่ ซึ่งเป็นจังหวะชีวิตที่เนื้องานหลากหลายและถาโถมเข้ามาพร้อมกันมากๆ ผมต้องรับมือทั้งงานรูทีนที่ต้องทำเป็นประจำ งานรับช่วงต่อจากคนเก่า รวมถึงเนื้องานใหม่ๆ ที่ผมเองก็ไม่เคยทำมาก่อน

ในระหว่างที่กำลังพยายามตั้งเนื้อตั้งตัวให้เข้าที่เข้าทาง ก็ดันมีอีเวนต์พิเศษและงานด่วนแทรกเข้ามาไม่หยุดหย่อน ที่แย่ไปกว่านั้นคือ ผมมีธุรกิจส่วนตัวที่เป็น SME เล็กๆ อยู่ด้วย พอเวลาและพลังงานจากงานประจำมันพังและจัดการไม่ได้ มันก็พาลล้มเป็นโดมิโน่ไปกระทบกับกิจการของตัวเองจนรวนไปหมด

เเล้วผลลัพธ์คืออะไรน่ะเหรอ? ผมก็พบว่าตัวเองแทบจะไม่สามารถติ๊กถูกหรือขีดฆ่างานที่ควรจะเสร็จออกไปจากลิสต์ได้เลย ทั้งงานประจำและงานส่วนตัว มันกลายเป็นความรู้สึกค้างๆ คาๆ หัวหมุนทั้งวันแต่เหมือนทำอะไรไม่เป็นชิ้นเป็นอัน จนสุดท้ายก็เกิดอาการคล้ายจะ Burnout พลังงานร่วงหล่นไปดื้อๆ

ถ้ามีใครอ่านถึงตรงนี้แล้วรู้สึกว่า “เฮ้ย นี่มันชีวิตกูชัดๆ” สูดหายใจลึกๆ ครับ คุณไม่ได้อยู่คนเดียว เราเป็นพวกเดียวกันครับ และที่สำคัญผมว่า ปัญหาไม่ได้อยู่ที่เราไม่เก่ง แต่อยู่ที่ “ระบบการรับและจัดการงานของเรามันพัง” ต่างหาก

ผมก็เลยถือโอกาสนี้เบรกตัวเองสักแป๊บ มาสำรวจตัวเอง วางแผนจัดระบบการทำงานเสียใหม่ และขอนำเอาวิธีแก้เกมที่ผมกำลังจะลงมือทำมาแชร์ให้ทุกคนได้ลองเอาไปปรับใช้กันครับ

ถอดรหัสความพัง: ทำไมเราถึงรู้สึกหมดไฟทั้งที่ทำตลอดเวลา?

อย่างที่บอกไปครับว่าพอผมเริ่มตระหนักได้ว่าตัวเองไม่ไหวละ ทำไมยิ่งทำยิ่งเหนื่อยแต่มันไม่ไปไหนเลย? ผมก็เลยลองไปค้นข้อมูลและอ่านพวกบทความทางจิตวิทยาคนทำงาน เพื่อหาคำจำกัดความว่าไอ้อาการที่ผม (เรา) กำลังเป็นอยู่เนี่ย มันเกิดจากอะไรกันแน่

ผมขออนุญาตใช้ศัพท์เทคนิคนิดนึงนะครับ (แต่รับรองว่าอธิบายให้เข้าใจง่ายแน่นอน) สรุปแล้วไอ้ความรู้สึกหนักอึ้งนี้ มันคือปฏิกิริยาลูกโซ่ของ “ความพัง 3 อย่าง” ที่เข้ามาเล่นงานเราพร้อมกัน ไปดูกันครับว่ามีอะไรบ้าง

Task Paralysis (อาการอัมพาตจากงานล้นมือ): อาการช็อต! พอมีงานกองอยู่ตรงหน้าเยอะเกินไป สมองมันจะรวนจนตัดสินใจไม่ได้ว่าจะเริ่มจากตรงไหนดี พอจะลงมือทำสิ่งหนึ่ง ก็พะวงกับอีกสิ่งหนึ่ง สุดท้ายเลยไม่ได้เริ่มทำอะไรเป็นชิ้นเป็นอันสักที
Context Switching Fatigue (ความล้าจากการสลับโหมด): อันนี้คือตัวสูบพลังงานชั้นดีเลย การที่เรากระโดดไปมาระหว่างงานรูทีน แป๊บๆ ไปจับงานใหม่ที่ต้องใช้สมาธิ แล้วก็มีงานแทรกด่วนจี๋เด้งเข้ามา แถมยังต้องสลับสมองไปคิดเรื่องธุรกิจส่วนตัวอีก การบังคับให้สมองสลับสวิตช์บริบทไปมาแบบนี้ มันกินโควต้าพลังงานมหาศาล ทำให้โฟกัสพังและล้าสุดๆ
Zeigarnik Effect (โดนหลอกหลอนจากงานที่ค้างคา): นี่คือตัวตึงสุดเลยครับ ทฤษฎีนี้อธิบายว่า สมองคนเรามักจะจดจำและ “กังวล” กับงานที่ยังทำไม่เสร็จ มากกว่างานที่ทำสำเร็จไปแล้ว พองานเราค้างเยอะๆ ขีดฆ่าทิ้งในลิสต์ไม่ได้ สมองเราเลยถูกสูบพลังไปกับการนั่งกังวลแบบไม่รู้ตัวตลอดเวลา เราเลยรู้สึกหนักอึ้งและเหมือนหมดไฟไปดื้อๆ ทั้งๆ ที่นั่งปั่นงานมาทั้งวัน

พออ่านเจอทฤษฎีพวกนี้ ผมถึงกับบางอ้อเลยว่า ต้นตอมันไม่ใช่เพราะเราทำไม่ไหว แต่เป็นเพราะเราดันไปรับบท “เดอะแบก” พยายามจะจัดการทุกอย่างที่ขวางหน้าพร้อมๆ กัน ซึ่งเอาเข้าจริงมันฝืนธรรมชาติของสมองสุดๆ

ถ้าเราไม่หยุดวงจรนี้ ผมว่าระบบพังก่อนที่งานจะเสร็จแน่นอนครับ พอรู้ตัวการแล้ว วิธีแก้คือเราต้องล้างไพ่ เลิกรับงานแบบจับฉ่ายไปมา แล้วมารีเซ็ตระบบกันใหม่ด้วย “แผนกู้ชีพ” (หัวข้อถัดไป) กันครับ

แผนกู้ชีพ: จัดการงานล้นมือในฉบับที่เอาไปทำตามได้ทันที

สำหรับคนที่มีข้อจำกัดเรื่องทรัพยากรและเวลา ยิ่งเราพยายามทำทุกอย่างพร้อมกัน มันคือหายนะชัดๆ นี่คือวิธีจัดระเบียบใหม่ที่ผมอยากให้ทุกๆคน (รวมถึงผม) เริ่มทำตั้งแต่วันนี้เลยครับ

1. หยุดเลือดก่อนด้วย “Brain Dump & 4Ds”

หยุดทำทุกอย่างชั่วคราว เอาหน้ากระดาษเปล่ามา 1 แผ่น แล้วจด “ทุกงาน” ที่อยู่ในหัวและที่ค้างอยู่ลงไปให้หมด ไม่ว่าจะเป็นงานประจำที่เพิ่งรับช่วงต่อมา หรืองานของกิจการตัวเอง (อย่างของผมก็คือลิสต์ตั้งแต่งานประจำยันไปถึงแพลนต่าง Wood Collection เลย) การเอาออกจากหัวมาอยู่บนกระดาษ จะช่วยให้สมองเลิกประมวลผลซ้ำซาก

จากนั้นเอางานทั้งหมดมาคัดแยกด้วยหลัก 4Ds

Do (ทำทันที): งานที่สำคัญและด่วนมาก สร้างผลกระทบชัดเจน ต้องลงมือทำเองวันนี้
Defer (ทำวันหลัง): งานสำคัญแต่ยังไม่ด่วน ล็อกคิวในปฏิทินไว้เลยว่าจะทำวันไหน
Delegate (หาคน หรือ “ระบบ” มาช่วยทำ): งานจุกจิก งานรูทีนซ้ำๆ ที่ไม่ได้ต้องใช้ทักษะเฉพาะตัวของเรา ถ้ายกให้ใครทำไม่ได้ ให้เปลี่ยนมาใช้ “ระบบหรือเครื่องมือ” ทำแทนครับ
Drop (ทิ้งไปเลย – สำคัญมาก!): งานแทรกที่ไม่ด่วน ไม่สร้างมูลค่า หรือไม่ใช่หน้าที่เรา “ต้องกล้าปฏิเสธ” ถ้ามีคนยัดงานมาให้ ให้บอกไปตรงๆ ว่า “ตอนนี้ติดงาน A อยู่ ถ้ารับงานนี้มา งาน A จะช้าไปอีก 2 วัน โอเคไหม?” โยนสิทธิ์ตัดสินใจกลับไปที่คนสั่ง

2. เรียกความมั่นใจกลับมาด้วย “กฎ 1 Small Win” (อันนี้ทำทุกเช้านะครับ)

เลิกตั้งเป้าว่าจะเคลียร์งาน 10 อย่างให้เสร็จในวันเดียว ให้เลือกงานที่สำคัญที่สุดและสร้างผลกระทบเยอะที่สุดแค่ 1 งาน แล้วทำมันให้เสร็จเป็นอย่างแรกก่อนพักเที่ยง

การได้ขีดฆ่างานชิ้นใหญ่ทิ้งไปตั้งแต่ครึ่งวันเช้า จะสร้างโมเมนตัมแห่งความสำเร็จ ซึ่งช่วยดึงพลังงานและกำลังใจกลับมาได้อย่างมหาศาล

(สารภาพตามตรงเลยนะครับ ตอนแรกผมกะจะใส่ข้อ 3 เป็นเรื่องของการทำ Time Blocking หรือการล็อกเวลาทำงานเป็นก้อนๆ ห้ามใครกวน แต่พอมานั่งนึกดู… ในหน้างานจริงผมว่าเราควบคุมสภาพแวดล้อมไม่ได้แบบนั้นหรอกครับ หัวหน้าพร้อมเดินมาแทรก ไลน์ด่วนพร้อมเด้ง ทฤษฎีนี้ทำจริงโคตรยาก ผมเลยขอตัดทิ้งไปเลยดีกว่า 5555+)

สรุปสุดท้าย เอาแบบตรงๆ ไม่อ้อมค้อมนะครับ… ผมว่าต่อให้เราอดหลับอดนอนปั่นงานแค่ไหน พรุ่งนี้มันก็มีงานใหม่มารอเสียบอยู่ดี เพราะฉะนั้น เลิกพยายามกดดันตัวเองให้ทำทุกอย่างเสร็จแบบเพอร์เฟกต์ได้แล้ว

ความเจ๋งไม่ได้วัดกันที่ว่าเราขีดฆ่างานได้ครบ 100% ใน To-Do List แต่วัดกันที่เรารู้ว่า “อะไรคือสิ่งเดียวที่ต้องทำให้รอดในวันนี้” และที่สำคัญกว่านั้นคือต้องรู้ว่า “อะไรที่ควรปล่อยเบลอหรือกล้าโยนทิ้งไป”

จำไว้ว่าเราเป็นคน ไม่ใช่เครื่องจักร และเป้าหมายในชีวิตเราไม่ได้มีแค่งานประจำ รีเซ็ตระบบการทำงานของตัวเองซะตั้งแต่วันนี้ ทวงคืนอำนาจควบคุมชีวิตกลับมา เพื่อให้เรายังมีทั้งเวลา สุขภาพจิต และพลังงานเหลือๆ ไปทำในสิ่งที่เราอยากทำ เป็นกำลังใจให้คนสู้ชีวิต (ที่ชีวิตสู้กลับ) ทุกคน… ลุยยยยยยยยยยยยยยยยยย

Post Views: 49

อย่าเอาเวลาของวันนี้ ไปแบกรับปัญหาของวันพรุ่งนี้